GROEPSGROOTTE EN VERBLIJFPLAATS
- Groepen tot maximaal 50 personen verblijven in het hoofdgebouw.
- Groepen bestaande uit maximaal 86 personen verblijven in het hoofdgebouw en in het bijgebouw.
- Groepen van meer dan 86 personen kunnen bijkomend gebruik maken van de bivakplaats met een maximumcapaciteit van ± 150 extra personen.
WEEKENDVERBLIJF
- Weekendverblijf (vanaf vrijdagavond 18:00 uur tot zondagmiddag 14:00 uur) is enkel mogelijk buiten Vlaamse schoolvakanties; voor info over Vlaamse schoolvakanties zie: http://onderwijs.vlaanderen.be/schoolvakanties/
- Ongeacht het werkelijk aantal personen worden bij een weekendverblijf
- minimaal 25 personen aangerekend;
- minimaal 50 personen aangerekend als de groep uit meer dan 40 personen bestaat.
GEWOON VERBLIJF (aankomst- en vertrekuren in overleg te bepalen)
- Gewoon verblijf is mogelijk doorheen het gehele schooljaar.
- Ongeacht het werkelijk aantal personen worden bij gewoon verblijf
- tijdens Vlaamse schoolvakanties minimaal 40 personen aangerekend;
- tijdens schoolweken minimaal 25 personen aangerekend;
- minimaal 50 personen aangerekend, als de groep uit meer dan 40 personen bestaat.
KOSTEN
Verplichte kosten: Iedereen die in De Hoeve of op de bivakplaats verblijft betaalt onderstaande verblijfskosten:
1. WEEKENDVERBLIJF
- Prijs per persoon per weekend: € 13,5
- Voor het energieverbruik worden volgende eenheidsprijzen gehanteerd:
- water: € 7/m³ *
- elektriciteit: € 0,35/KwH *
- gas (verwarming + warm water): € 0,85/m³ *
* Energieprijzen worden jaarlijks aangepast aan de geldende marktprijzen
2. GEWOON VERBLIJF
- voor jeugdverenigingen per persoon per nacht: € 4,25
- voor alle andere verenigingen bedraagt de prijs per persoon per nacht: € 4,50
- tentovernachtingen (enkel bij meer dan 76 personen): € 2,5 per persoon per nacht
- voor het energieverbruik worden volgende eenheidsprijzen gehanteerd:
- water: € 7/m³ *
- elektriciteit: € 0,35/KwH *
- gas (verwarming + warm water): € 0,85/m³ *
* Energieprijzen worden jaarlijks aangepast aan de geldende marktprijzen
- De kosten voor afvalverwerking bedragen € 20,00 per dag; ongeacht het aantal personen dat in De Hoeve verblijft.
- De kosten voor het grondig reinigen (vloeren dweilen, poets douches, poets toiletten, nazicht kastjes,…) van de gebouwen bedragen € 100,00 per verblijfsperiode. Deze kosten worden altijd in rekening gebracht
3. OPTIONELE KOSTEN
- Voor het gebruik van een extra vergaderlokaal/cafetaria in het bijgebouw wordt € 10,00 per dag aangerekend. Dit lokaal is gratis ter beschikking voor groepen vanaf 50 personen.
- Indien je niet zelf kookt kan je de catering laten verzorgen door onze traiteur. Concrete prijzen zijn beschikbaar op aanvraag.
4. RESERVATIE-, BETALINGS– EN ANNULERINGSREGELING
Gebruikers van onze hoeve, lokalen en/of terreinen worden pas toegelaten tot de lokalen als aan alle betalingsvoorwaarden is voldaan!
Een reservatie is pas definitief als aan beide onderstaande voorwaarden is voldaan:
- de betaling van het voorschot. Dit voorschot bedraagt 20% van het totaal te betalen bedrag (met een minimum van € 300,00). Het is te betalen binnen de 14 dagen na factuurdatum op rekeningnr.: BE49 7370 4170 3171 van OCB vzw met vermelding van de gestructureerde mededeling terug te vinden op de factuur.
- Door het betalen van het voorschot voor de vooropgestelde datum verklaart men zich akkoord met de algemene voorwaarden, gebruiksovereenkomst, het huishoudelijk reglement en wordt de reservatie definitief bevestigd.
- Het resterende bedrag wordt ten laatste 1 maand voor aanvang van het verblijf/gebruik betaald op rekeningnr.: BE49 7370 4170 3171 van OCB vzw met vermelding van de gestructureerde mededeling terug te vinden op de factuur.
Voor jeugdverenigingen maken we gebruik van een voorrangsboekingsperiode. Jeugdverenigingen kunnen altijd zes maanden vroeger boeken dan andere verenigingen. Bv.: voor een verblijf in juli 2024 in De Hoeve:
- jeugdverenigingen kunnen boeken vanaf januari 2020
- andere verenigingen kunnen pas boeken vanaf juli 2020
5. DE WAARBORG:
- bedraagt 20% van de totale reservatie (met een minimum van € 300,00).
- wordt binnen de maand volgend op het gebruik van de lokalen en/of terreinen overgemaakt op de rekening van de groep; waarbij eventueel volgende kosten in mindering worden gebracht:
- vergoeding van vastgestelde schade (tegen vervangingswaarde);
- vergoeding van extra opruimuren;
- eventuele kosten voor extra deelnemers t.a.v. het vermelde aantal bij reservatie (als het juiste aantal personen in minimale mate afwijkt van het opgegeven aantal bij reservatie geschiedt er geen terug- of bijbetaling).
6. DOCUMENTEN
Bij definitieve reservatie ontvangt de groep een factuur; deze bevat op een overzichtelijke manier alle verplichte en optionele kosten en de betalingsvoorwaarden.
- Na het verblijf ontvangt de groep een eindafrekening; deze is in feite een creditnota i.v.m. de terugbetaling (van het resterend deel) van de waarborg.
- Indien de groep een tussenkomst ontvangt van een subsidiërende instantie dan geldt deze onkostenstaat aangevuld met de rekeningafschriften van de groep als mogelijk betaalbewijs.
- Bij annulering van de reservatie gelden volgende regels:
- het voorschot wordt onder geen beding terugbetaald en geldt als administratieve kost bij annulering;
- bij annulering op minder dan 1 maand voor gebruik/verblijf wordt geen enkele terugbetaling gedaan; noch gebruiksvergoeding, noch waarborg worden terugbetaald.